4. LAS MODERNAS TEORÍAS DE ADMINISTRACIÓN

4.1. EL ENFOQUE DE SISTEMAS

La teoría y la práctica de la administración han experimentado cambios sustanciales en los años

recientes. La información proporcionada por las ciencias de la administración y la conducta ha

enriquecido la teoría tradicional, sin embargo, durante la década de los setenta surge un enfoque

que puede servir como base para lograr la convergencia, el enfoque de sistemas, que facilita la

unificación de muchos campos del conocimiento.

Dicho enfoque ha sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como un marco de

referencia general, y puede ser usado como marco de referencia para la integración de la teoría

organizacional moderna. Se ha definido el sistema como «un todo unitario organizado, compuesto

por dos o más partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por los límites,

identificables de su ambiente» (Bertalanffy, 1968). La Teoría General de Sistemas (TGS) surgió

con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy publicados entre 1950 y 1968.

La Teoría General de Sistemas (TGS) no busca solucionar problemas o intentar soluciones

prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de

aplicación en la realidad empírica. La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de

los sistemas no pueden ser descritas significativamente en términos de sus elementos separados.

La comprensión de los sistemas solamente se presenta cuando se estudian los sistemas

globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus subsistemas.

La TGS se fundamenta en tres premisas básicas (Berrier, 1968), a saber:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de células, las células

dentro de tejidos, los tejidos dentro de órganos, los órganos dentro de los organismos, los

organismos dentro de culturas, y así sucesivamente.

2. Los sistemas son abiertos. Es una consecuencia de la premisa anterior. Cada sistema que se

examine, excepto el mayor o menor, recibe y descarga algo en otro sistema, generalmente en

aquellos que le son contiguos. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra.

3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biogénicos y

mecánicos esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen por una

estructura celular que permite las contracciones.

El concepto de sistema pasó a dominar las ciencias, y principalmente la administración. Si se habla

de astronomía, se piensa en sistema solar, la Sociología habla de sistema social, la Economía de

sistema monetario y así sucesivamente. El enfoque sistemático es tan común hoy en día en la

administración que casi siempre se está utilizando, y muchas veces inconscientemente

Se ha demostrado que las teorías tradicionales de la administración han visto la organización como

un sistema cerrado. Esta tendencia ha llevado a no considerar los diferentes ambientes

organizacionales y la naturaleza de su dependencia en cuanto al ambiente. También llevó a una

excesiva confianza y concentración en los principios de funcionamiento interno, con la consecuente

falta de comprensión y desarrollo de los procesos de retroalimentación que son esenciales para la

supervivencia. La teoría de sistemas penetró rápidamente en las teorías de administración por dos

razones básicas (Chiavenato, 1990):

1. Por un lado, por la imperiosa necesidad de una síntesis y de una integración mayor de las

teorías que le precedieron.

2. Por otro lado, las Matemáticas, la Cibernética, de un modo general y la tecnología de la

información de un modo especial, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operativización

de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.

Bertalanffy se interesó principalmente por los sistemas abiertos. La categoría más importante de

los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Muchos autores hacen analogías entre las

organizaciones y los organismos vivos, destacando que la organización crece en tamaño por el

crecimiento de las partes, ella ingiere cosas y las procesa en productos o servicios. En este

proceso hay una entrada y una salida y un proceso intermedio necesario para la vida. La

organización reacciona a su ambiente, ajustándose y adaptándose a él para sobrevivir, y cambia

sus mercados, productos, técnicas, estructura. Por último, la organización necesita de una

retroalimentación o feedback para el control del estado del sistema.

De todas las teorías presentadas hasta ahora, la teoría de sistemas es la menos criticada, tal vez

por el hecho destacado por Motta (1971) de que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su

análisis profundo.

Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis

sistemático son las siguientes (Herbert, 1975):

– Punto de vista sistémico: la moderna teoría entiende a la organización como un sistema

constituido por cinco partes básicas: entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente.

– Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna se da sobre todo en el proceso dinámico de

interrelación que ocurre dentro de la estructura de una organización. Este enfoque contrasta con

la visión clásica que enfatiza casi únicamente la estructura estática. La teoría moderna no se

aparta del énfasis en la estructura, simplemente hace hincapié en el proceso de interacción que

ocurre dentro de esa estructura.

– Multidimensional: la teoría sistémica considera todos los niveles de la organización.

– Multimotivacional: la teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchos

deseos distintos.

– Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. Representa una

síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos en el desarrollo de una teoría

general de la administración.

– Descriptiva: mientras que las teorías más antiguas eran normativas y prescriptivas, preocupadas

por qué hacer y cómo hacerlo, la teoría moderna busca comprender los fenómenos

organizacionales

y dejar los objetivos y métodos al individuo.

– Multivariable: la teoría moderna tiende a asumir que un suceso puede ser causado por

numerosos factores que están interrelacionados y que son interdependientes.

– Adaptativa: si una organización pretende permanecer viable, es decir, continuar existiendo, debe

adaptarse continuamente a los requisitos cambiantes del ambiente. La moderna teoría entiende

la administración en un sentido ecológico, como un sistema abierto que se adapta a través de un

proceso de retroalimentación.

El enfoque sistémico de la administración es básicamente una teoría general comprensible, que

cubre ampliamente todos los fenómenos organizacionales, una síntesis integradora de los

conceptos clásicos, estructuralistas y del comportamiento. La teoría no rechaza la necesidad de un

proceso administrativo en los cinco pasos clásicos, ni desprecia la estructura organizativa, pero le

introduce un concepto de sistema que permite estudiar la administración en relación con el medio,

teniendo en cuenta todos los elementos del sistema y permitiendo su integración.

Son numerosas las críticas que se han realizado al valor práctico del enfoque de sistemas. Se

piensa que el enfoque es sofisticado en cuanto a conceptos y permite reconocer la

interdependencia de las partes de una organización, pero no plantea ningún tipo de aplicación que

permita a los administradores llevarlo a la práctica, ni identifica las variables internas y externas

que afectan a la administración.

4.2. ENFOQUE DE CONTINGENCIAS EN LA ADMINISTRACIÓN

La Teoría de Contingencia en un paso adelante en la Teoría Sistémica de la Administración.

Considera a las organizaciones como sistemas abiertos, que están en continua interacción con el

entorno, pero su marco permite identificar de manera específica las variables internas y externas

que tienen impacto sobre las acciones administrativas y el desempeño organizacional. Su

capacidad para ofrecer a los administradores unas líneas de acción específica ha hecho que su

aceptación y utilización sea hoy amplísima.

La palabra contingencia significa algo incierto o eventual, que puede suceder o no. La visión

contingente está dirigida por encima de todo hacia la recomendación de diseños organizacionales

más apropiados a situaciones específicas. Así plantea que en cuanto a la administración se refiere

no hay una única mejor manera de organizarse, todo depende de las características de la

organización. La Teoría de Contingencia enfatiza que no hay nada absoluto en la teoría

administrativa o en las organizaciones, todo es relativo, todo depende, y así las técnicas

administrativas apropiadas para el logro de los objetivos de la organización tienen una relación

funcional con las características de cada organización y esa relación es del tipo «si entonces» en

lugar de las típicas relaciones causa-efecto. La Teoría de Contingencia surgió a partir de una serie

de trabajos orientados a verificar cuáles eran las estructuras más eficaces en determinados tipos

de empresas.

 Los investigadores Chandler (1962), Burns y Stalker (1961) y Lawrence y Lorsch (1967)

aisladamente trataron de determinar si las empresas eficaces seguían los postulados de la teoría

clásica tales como la división del trabajo, el control, la jerarquía, etc. Los resultados,

sorprendentemente, condujeron a una nueva concepción de administración: no hay una única y

mejor forma de organizar, todo depende de las circunstancias de una organización.

Estas investigaciones y estudios fueron contingentes en el sentido en que buscaron comprender y

explicar el modo en que funcionan las empresas en diferentes condiciones. Estas condiciones

varían de acuerdo con el ambiente o contexto. Uno de los aspectos más interesantes de la teoría

de contingencias es el hecho de que casi todos los conceptos administrativos son utilizados en

términos relativos y no en términos absolutos como un continuo. Así, el modelo mecanicista

incluido en las teorías clásicas de la administración y el modelo orgánico correspondiente a las

teorías de contingencias y sistémicas no son dos modelos antagónicos, sino dos extremos de un

continuo de variables organizacionales. La tarea puede ser en un extremo rutinaria

y en otro no rutinaria. La visión contingencial de la administración pone en evidencia que las

fronteras entre diversas teorías y escuelas se hacen cada vez más inciertas y permeables, con un

creciente y pujante intercambio de ideas y de conceptos, a su vez estableciendo que todos los

elementos organizacionales pueden utilizarse, pero deben ser aplicados en cada empresa en

función de las contingencias que se den en ella, es decir, en función de cómo sean los factores que

afectan a una determinada organización. Para operativizar el análisis de la adecuación de los

elementos administrativos en una organización, proponen como factores a considerar en ese

análisis el ambiente, la tecnología y las características organizacionales, considerando como

variables independientes el ambiente y la tecnología, mientras que las características

organizacionales son consideradas como variables dependientes.

4.2.1. EL AMBIENTE

Para la Teoría de Contingencias, el ambiente es todo aquello que envuelve a una organización

(Chiavenato 1990), es el contexto en el cual una organización está inserta. Como la organización

es un sistema abierto, está en permanente intercambio con dicho ambiente, y su análisis es

fundamental para acertar con las decisiones organizativas, ya que dichas decisiones deberán ser

diferentes según los ambientes sean homogéneos o heterogéneos, estables o inestables.

Richard H. Hall propone como medio para analizar el ambiente como variable independiente una

división en dos segmentos:

1. Por un lado el ambiente general, que es común para todas las empresas y que afecta a las

mismas directa o indirectamente y en el que están incluidas las condiciones legales, políticas,

económicas, demográficas ecológicas o culturales.

2. Y por otro lado el ambiente de la tarea, que es el ambiente más próximo e inmediato de cada

organización, el ambiente particular que además está constituido por los proveedores, los clientes

o usuarios, los competidores y las entidades reguladoras. Cuando una organización escoge

su producto o servicio y cuando elige el mercado donde pretende colocarlos, está definiendo su

ambiente de tarea (Chaveniato, 1990).

4.2.2. LA TECNOLOGÍA

La tecnología es la segunda variable independiente contemplada por la Teoría de Contingencia y

es la que tiene influencia en las decisiones organizativas. Todas las organizaciones utilizan algún

tipo de tecnología para realizar sus operaciones y esa tecnología puede ser de dos tipos:

1. Tecnología incorporada: bienes físicos tales como el aparataje o la maquinaria utilizada en la

producción.

2. Tecnología no incorporada: el conocimiento que tienen las personas, que además, es

fundamental para la producción.

Según la Teoría de Contingencia, las decisiones organizativas deben darse en función de la

tecnología preponderante en la organización. En términos generales, de acuerdo con esta teoría,

según la tecnología sea incorporada (bienes y equipos) o no incorporada (cualificación de los

técnicos) y según los ambientes sean estables o inestables, homogéneos o heterogéneos se

aplicaran uno diseños organizativos u otros.

4.2.3. CARACTERÍSTICAS ORGANIZACIONALES

El concepto abierto de esta concepción de la Administración ha hecho que sea la corriente

dominante en esta disciplina desde que fuera enunciada por Chandler como consecuencia de los

trabajos que realizó en la década de los 70, y a partir de ese momento, la mayoría de los

investigadores parten de estas premisas epistemológicas. Burns y Stalker (1961), afirmaron que

diferentes condiciones del entorno hacían más o menos apropiadas diferentes estructuras

organizativas. Comprobaron que una estructura organizativa mecanicista o burocrática era más

apropiada para entornos más estables, mientras que una estructura orgánica, menos formalizada y

muy descentralizada, era más eficaz cuando el entorno era cambiante. Con respecto a los autores

que realizaron sus investigaciones relacionando tecnología y estructura organizativa,

cabría destacar a Woodward (1965) por ser de los primeros que relacionan estas dos variables.

Las conclusiones de Woodward las sintetiza Díez de Castro (1999) en los tres puntos siguientes:

1. El diseño organizativo está profundamente afectado por la tecnología utilizada por la

organización.

2. Existe una fuerte correlación entre la estructura de la organización y la previsibilidad de las

técnicas de producción.

3. Las empresas con operaciones estables necesitan estructuras diferentes a las de las

organizaciones con tecnologías cambiantes.

Mintzberg (1995) establece además que hay unos determinados tipos de organizaciones que

comparten unas características ambientales y tecnológicas y que por lo tanto deberían compartir

igualmente estructuras con características muy parecidas, proponiendo unas organizaciones

agrupadas en tipologías según sus contingencias.

Los autores que defienden la Teoría de Contingencia pretenden sugerir estructuras más

adecuadas para situaciones específicas y muestran un gran consenso con respecto a temas

comunes tales como:

1. Son unánimes en el rechazo de los principios universales de la Administración. La practica

administrativa es eminentemente situacional y circunstancial.

2. Como la práctica de la Administración es circunstancial, el administrador debe desarrollar sus

habilidades de diagnóstico para tener la idea precisa en el momento preciso.

3. El enfoque de contingencias es aplicable a gran número de situaciones administrativas,

principalmente a aquellas que involucran componentes de comportamiento.

4. Todos los conceptos planteados por las distintas teorías administrativas son colocados en

términos relativos y por lo tanto todos son útiles según sean convenientes para las características

de la organización concreta de que se trate.

LA NATURALEZA DEL TRABAJO DIRECTIVO Y EL

PROCESO ADMINISTRATIVO

El trabajo que desarrollan los directivos es inmensamente complejo, mucho más de lo que se

deduciría de la literatura tradicional sobre el tema (Mintzberg, 1991). Hay que analizarlo

sistemáticamente y procurar no tratar de buscar soluciones sencillas para sus dificultades.

Lo que caracteriza, y por lo tanto ayuda a definir en gran medida el trabajo de los directivos, es la

capacidad de ejercer la autoridad sobre otras personas en el contexto organizacional en que se

encuentra. El trabajo de los distintos puestos directivos son en esencia muy parecidos. El de los

capataces, los presidentes, los gerentes o los supervisores consiste esencialmente en buscar el

logro de objetivos de la organización a través de la coordinación de las personas a su cargo.

Las funciones directivas han sido una preocupación constante en todos los trabajos, tanto teóricos

como empíricos, de los expertos en Administración. Todas las escuelas de pensamiento

administrativo han tratado de sistematizar el trabajo de los directivos. Trataremos de hacer un

pequeño recorrido por las distintas corrientes que tratan de explicar y sistematizar el trabajo de los

directivos intentando conocer en términos muy generales cuál es actualmente el estado de la

cuestión.

5.1. PERSPECTIVAS SOBRE LAS FUNCIONES DIRECTIVAS

La visión principal y más extendida sobre las funciones del directivo proviene de los autores que

hemos agrupado dentro de lo que llamamos la Teoría Clásica. En 1916, el fundador de esta

escuela, Henry Fayol, presento sus cinco funciones directivas fundamentales:

1. Planificación.

2. Organización.

3. Coordinación.

4. Mandato.

5. Control.

Su trabajo cobró fuerza en los años treinta, por mediación de Luther Gulick que lo popularizó entre

los directivos a partir de las siguientes siglas: POSDCORB (Mintzberg, 1991) y que corresponden a

las palabras inglesas Planning, Organizing, Staffing, Coordinating, Reporting y Budgeting, que

definiremos en su traducción española, en los mismos términos en los que lo hace Mintzberg en su

libro La naturaleza del trabajo directivo.

– Planificar, o formarse un esquema aproximado de lo que tiene que hacerse y de los métodos

para realizarlo a fin de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa.

– Organizar, o diseñar la estructura formal de autoridad mediante la cual se compongan, definan y

coordinen las subdivisiones del trabajo, en aras del objetivo establecido.

– Crear equipo, esto es, toda la función dirigida hacia el personal y relativa a la contratación y

preparación del mismo, así como el mantenimiento de unas favorables condiciones de trabajo.

– Dirigir, o la continua tarea de tomar decisiones y encauzarlas en órdenes e instrucciones,

generales y específicas, constituyéndose así en líder de su empresa.

– Coordinar, o la importantísima función de interrelacionar las diferentes partes del trabajo.

– Informar, esto es, mantener informadas de lo que sucede a aquellas personas ante quienes es

responsable, lo que incluye mantenerse informado a sí mismo y a sus subordinados mediante

registros, investigaciones e inspecciones.

– Presupuestar, es decir, todo lo correspondiente a la creación de presupuestos en forma de

contabilidad, control y planificación fiscal.

El concepto de funciones directivas, derivado del de proceso administrativo de Fayol, se impuso a

partir de entonces, y todavía perdura tanto en la mentalidad de los directivos, como en las de

profesores y estudiantes. Mackenzie, en un artículo publicado en la Harvard Business Review en

1969, es decir, casi medio siglo después de los escritos de Fayol, planteaba como funciones

directivas planificar, organizar, integrar, dirigir y controlar estableciendo además, como otra ventaja

de esta sistemática para definir el trabajo directivo, el hecho de que facilitara “una tendencia hacia

la normalización de la terminología”; de hecho, hoy en día, está aceptado y extendido que el

trabajo de los directivos se realiza a través de lo que se llama funciones de secuencia, y que se

corresponden con estos cinco pasos. Si seguimos con la revisión que de las perspectivas sobre el

trabajo de los directivos realiza Mintzberg podemos encontrar diferentes escuelas con

explicaciones distintas de dicho trabajo; así:

– La Escuela de los Prohombres con autores como Roy Lewwis, Rosemary Stewar o Collis,

plagada de anécdotas sobre grandes directivos, pero con poca teoría general.

– La Escuela de la Teoría de la Decisión, debida fundamentalmente a Herbert A. Simon, con

autores como Cyert y March, que plantean las funciones continuas, que descienden en el orden

jerárquico y que son: analizar el problema, tomar decisiones y comunicar.

– Escuelas relacionadas con el Liderazgo, que centran su estudio más en las características que

deben tener los directivos que en las funciones que desarrollan.

– La Teoría de los Roles, propuesta por Mintzberg, en la que partiendo de que la principal función

del directivo es la de ser “cabeza visible”, plantea que partiendo de la autoridad formal, o “status”,

el directivo tiene tres tipos de roles: roles interpersonales (cabeza visible, líder, enlace), roles

informativos (monitor, difusor, portavoz), roles de decisión (empresario, gestor de anomalías,

asignador de recursos, negociador).

5.2. ACTIVIDADES PARA LAS FUNCIONES DIRECTIVAS

Volviendo a las funciones de frecuencia, y siempre teniendo en cuenta que las actividades que

realiza un directivo no es posible relacionarlas de forma exhaustiva, dada su variedad y

complejidad, sí parece estar aceptado que forman parte de ese hacer directivo las siguientes

actividades para:

– Planificar: pronosticar el futuro, fijar los objetivos, desarrollar estrategias que permitan

conseguirlos, programar las acciones que permitan realizar las estrategias propuestas y

presupuestar los medios necesarios.

– Organizar: establecer la estructura, delinear las relaciones entre las personas y describir los

puestos de trabajo.

– Integrar: seleccionar a las personas más adecuadas, orientar y adiestrar para el puesto de

trabajo.

– Dirigir: delegar autoridad, motivar a las personas hacia un trabajo excelente, coordinar para

superar las diferencias y administrar el cambio.

– Controlar: fijar sistemas de información útiles, desarrollar estándares y medir resultados tomando

medidas correctoras si es necesario y premiar el trabajo bien hecho.

SÍNTESIS

Para finalizar, podríamos concluir que:

1. La administración constituye una actividad importante en una sociedad pluralista que se basa en

el esfuerzo del hombre a través de las organizaciones.

2. La tarea básica de la administración es hacer las cosas a través de las personas, con los

mejores resultados. En cualquier tipo de organización humana se busca la eficiencia y la eficacia.

3. El contenido de la administración varía conforme a la teoría que se considere: para la

administración científica son los métodos y procesos de las actividades que realizan los

trabajadores; para la teoría del proceso administrativo la administración implica seguir los catorce

principios organizativos a la hora de organizar el trabajo; para la teoría del comportamiento se

deben buscar los resultados a través de condiciones que permitan la integración de las personas

en los grupos sociales y la satisfacción de las necesidades individuales; los autores de la teoría

neoclásica buscan un equilibrio entre conceptos de las teorías clásicas y de las comportamentales

que permitan el trabajo de los directivos; a la teoría de sistemas le preocupa principalmente

la influencia del ambiente tanto externo como interno, en la organización; y por último, la teoría de

contingencias es integradora de todos los elementos de las distintas teorías, condicionando su

aplicación al estudio de las contingencias de cada organización.

4. El objeto de la administración es la propia actividad profesional de gestión en cualquier

organización. Al principio, el objeto de la administración era simplemente la actividad fabril;

después se extendió a las empresas industriales y más adelante a todo tipo de organización

humana.

5. La administración en la sociedad moderna se volvió vital e indispensable. En una sociedad de

organizaciones, la administración sobresale como factor clave, tanto para mejorar la calidad de

vida como para la solución de problemas más complejos que afectan a la sociedad de hoy.

6. Sistematizar el trabajo y delimitar las funciones de los directivos es parte fundamental del papel

de la Administración como disciplina.

INTEGRANTES:

LUIS FERNANDO RIVAS FRANCO.                       15971

MARIA CLAUDIA SARMIENTO ALVAREZ            11443

ALEX HERNANDEZ PEREZ                                      16861